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OPINIÓN | Eficiencia, eficacia y productividad | Momo Marrero

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“La excelencia no es un acto, sino un hábito“ – Aristóteles

Los términos eficiencia y eficacia no siempre se utilizan correctamente, lo que puede llegar a condicionar su correcta medición y evaluación. Para una organización, conocer los datos asociados a ambas, eficiencia y eficacia, resulta determinante ya que nos indica el nivel de generación de riqueza de la empresa, que está íntimamente ligado a la evaluación del desempeño de sus integrantes.

En un artículo anterior sobre los 8 tipos de desperdicios en los procesos productivos o de servicios me refería a la ineficiencia como ‘trabajar mal’ y a la ineficacia como ‘trabajar más’. Si acudimos a la RAEeficiencia es la capacidad de lograr los resultados deseados con el mínimo posible de recursos y eficacia la capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera. Pero podríamos sugerir otra definición asociada al concepto de productividad entendida como unidad de medida que determina la relación entre lo producido y los medios empleados e indicando la fórmula que permite su cálculo. De modo que eficacia sería la consecuencia de dividir los resultados obtenidos entre las acciones realizadas; eficiencia sería el resultado de dividir las acciones realizadas entre los recursos empleados; y productividad sería el resultado de multiplicar eficacia por eficiencia, es decir los resultados obtenidos en relación con los recursos empleados.

Por su propia naturaleza, la eficiencia se centra en los procesos, analizando el resultado obtenido en relación con los recursos requeridos, de modo que su fin último es la optimización de dichos recursos. Por el contrario la eficacia pone el foco en los objetivos, midiendo el resultado esperado en comparación con el obtenido y su fin es alcanzar las metas establecidas.

Un elemento esencial asociado a todo ello es la calidad. No habrá eficiencia, eficacia o productividad si el resultado no está acorde con los estándares de calidad fijados por la empresa. Como ya comenté en su día en mi artículo calidad o no calidad, ¿cuál es el coste? la no calidad produce un coste añadido relacionado con la calidad y su gestión, que se genera por no cumplir de forma equilibrada, normalizada y estandarizada con las demandas, necesidades y expectativas de los clientes (externos e internos) y los stakeholders de la empresa.

La suma de todos estos conceptos tiene como consecuencia un rendimiento, entendido como la proporción entre el producto o el resultado obtenido y los medios utilizados, según definición de la RAE. Y este es precisamente el fin que se persigue, si entendemos por rendimiento la generación de un beneficio.

Factores que inciden positivamente en la eficiencia y la eficacia

Estos son algunos de los factores que inciden positivamente en la eficiencia y la eficacia en una empresa:

  • Procedimientos

Sin normas y sin estandarización no es posible conseguirlas. Deben establecerse procedimientos desde el primer momento implicando a todas las personas afectadas y será preciso fiscalizar (desde el refuerzo positivo) su cumplimiento.

  • Formación

Sin el know how adecuado tampoco es posible optimizar los procesos e implantar la mejora continua: andaremos más lentos, más inseguros y con déficit.

  • Motivación

La falta de una cultura de motivación del logro dificulta alcanzar las metas y la calidad deseadas.

  • Objetivos

La gestión por objetivos es determinante en la motivación por el logro; sin ella perderemos punch, todo quedará difuso. Implantar una gestión por objetivos facilitará el alineamiento estratégico de la empresa con los objetivos particulares de sus miembros, estableciendo la medición certera de la productividad de cada uno de estos recursos.

  • Gestión del tiempo

La mala gestión del tiempo desemboca inevitablemente en improductividad, lo que a su vez deriva en ineficiencia e ineficacia. Por eso es imprescindible establecer un proceso planificado y consciente del tiempo laboral empleado en el desempeño de las tareas fijadas para mejorar la productividad y ganar en eficiencia.

  • Trabajo en equipo

Para contar con equipos productivos se debe implantar una cultura y una metodología que lo permita. Debemos potenciar y premiar el NOSOTROS sobre el YO. Un equipo productivo será aquel que cumple en tiempo y forma con los objetivos marcados y que desarrolle su tarea poniendo el foco en los resultados y en la excelencia profesional.

  • Comunicación interna

Si no se genera un feed back bidireccional y no se establecen los canales adecuados para la comunicación, los resultados tampoco llegarán. Debemos entender la comunicación interna como una aliada para lograr el alineamiento entre la estrategia empresarial y los objetivos marcados por la dirección y los trabajadores.

  • Cultura del dato

No me cansaré de repetirlo: lo que no se mide no se conoce y lo que no se conoce no se puede mejorar.

Imagen: Momo Marrero

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