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OPINIÓN | Lean office | Momo Marrero

El Lean Management es un método de gestión que se basa en maximizar la eficiencia y la eficacia operativa de la empresa a partir de la mejora continuada, mediante pequeños y graduales avances en los procesos que a su vez se traducen en una mejora de la calidad. Aplicando esta metodología al segmento de despachos y oficinas, con la denominada lean office se consigue maximizar el valor añadido al cliente minimizando los desperdicios (muda) en cada fase.

Para lograrlo, se debe incidir en la optimización continuada de los flujos de los procesos en función de la demanda del cliente (sistema pull). En esencia se trata de producir más con menos, eliminando la ineficiencia (trabajar mal) y la ineficacia (trabajar más), lo que permitirá a la empresa producir mejor, producir más rápido y producir más barato.

La metodología lean office esta basada en los principios filosóficos del pensamiento Lean basado en la mejora continua. Con su implantación en las oficinas, y especialmente en la administración, se posibilita el flujo continuado y estandarizado de las tareas, se elimina o reduce todo lo posible aquello que no aporta valor y se trabaja en función de lo que demandan los clientes, tanto externos como internos.

Es posible que en algunos casos resulte complejo determinar el flujo del valor en los procesos e identificar los desperdicios, pero existen herramientas sumamente útiles para hacerlo, como el mapa del flujo de valor, un diagrama de flujo que indica los procesos y los flujos de información y de materiales que se requieren en un proceso productivo o de servicios, indicando el tiempo requerido en cada acción e identificando cuáles de ellas aportan realmente valor añadido, con el fin de detectar oportunidades de mejora en cada proceso concreto.

Implantación exitosa de lean office

Todo cambio de cultura y de metodología genera incertidumbre, perfectamente descrita y analizada en el modelo de la curva del cambio. Por ello es tan importante detectar los posibles recursos facilitadores de este cambio; aquellos trabajadores que desean y necesitan el cambio actuarán como facilitadores en cada etapa del proceso y serán su punta de lanza, pero también se debe contar con la ayuda y la plena convicción de los ejecutivos, aquellos que garantizarán el éxito o el fracaso con su compromiso y sus decisiones. Sin su participación activa, el éxito de la implantación será dudoso o cuando menos costará un esfuerzo extraordinario.

Por otra parte resulta esencial determinar los procesos y actualizarlos, medirlos para establecer el lead time (tiempo total acumulado de ejecución de un proceso), revisar la documentación necesaria y digitalizar la gestión (criterio estrictamente personal) para que cada paso esté automatizado, optimizado y estandarizado, pero también para que sea comprensible y aplicable para los trabajadores implicados.

También es importante que la organización implante una estrategia customer centric, que conlleva el desarrollo y puesta en marcha de una cultura empresarial en la que estén adecuadamente alineados el portafolio de productos y servicios con la atención de los deseos y necesidades de los clientes (sobre todo los más valiosos).

Otro factor fundamental para el éxito es que la organización tenga implantado un sistema de trabajo por objetivos. La motivación del logro orientada al cumplimiento de objetivos concretos (como objetivos SMART) facilita la motivación interna, ya sea a nivel emocional, individual o colectiva, que predispone a los individuos a adquirir mediante un esfuerzo extra una serie de hábitos, habilidades o destrezas sobresalientes en el entorno laboral o profesional, lo que a su vez mejorará el clima laboral y la autoestima profesional, repercutirá en una mejora de la eficiencia y la eficacia y afectará positivamente a la productividad y a la cuenta de resultados.

A todo ello habrá que sumar la información que nos aportan los datos. Un análisis exhaustivo de estos datos reducirá el margen de error en la toma de decisiones y facilitará el seguimiento de los resultados y de las posibles mejoras implementadas. Sin olvidar la importancia de la observación directa, con actitud crítica y analítica, de los procesos; observar y analizar en el lugar donde se ejecutan los procesos nos aportará un plus, una garantía de incalculable valor.

Finalmente, no podemos obviar el orden y la limpieza, claves en todo proceso. La aplicación de la metodología 5S permitirá crear espacios de trabajo adecuados, limpios, ordenados, eficientes y productivos, mejorando las condiciones del hábitat laboral.

Beneficios de la implantación de lean office

Los beneficios más claros y evidentes de la implantación de esta metodología son los siguientes:

  1. Mejora la eficiencia
  2. Mejora la productividad
  3. Genera seguridad y confianza
  4. Estandariza y optimiza las tareas
  5. Elimina o minimiza el desperdicio
  6. Optimiza la gestión del tiempo
  7. Determina lo importante sobre lo urgente
  8. Genera una cultura común del trabajo
  9. Propicia y facilita la comunicación interna
  10. Mejora la relación con los clientes externos e internos

Imagen: Momo Marrero

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