El diagrama de flujo es la representación gráfica de la gestión de procesos a la que hacía referencia en un artículo anterior. En esta representación, las etapas del proceso aparecen unidas entre sí por medio de flechas que indican la dirección del flujo y están representadas por símbolos que identifican un concepto o acción determinados.
El diagrama de flujo describe las distintas acciones, tareas o actividades asociadas a un proceso y representa la secuencia entre cada una de ellas y su relación, así como la información complementaria, los recursos y materiales que se precisan para su ejecución.
El desarrollo del diagrama de flujo de un proceso facilita su comprensión y dimensiona su magnitud, permitiendo que los implicados en su implantación (departamentos e individuos) tengan una perspectiva amplia y una visión de conjunto del proceso.
Del mismo modo permite identificar los puntos críticos del proceso y los posibles errores que pudieran cometerse, asignando las responsabilidades oportunas si fuera preciso. También permite establecer las pautas asociadas de control y seguimiento de los costes y los tiempos, lo que redunda además en productividad y eficiencia.
El uso de estos diagramas permite la implantación del pensamiento analítico en la gestión del proceso, lo que sumado a lo anteriormente expuesto hace del diagrama de flujo una herramienta indispensable en la gestión y optimización de los procesos.
Para desarrollar un diagrama de flujo es necesario:
–Identificar y determinar el proceso
Hemos de identificar cuál es el proceso, qué implica y de qué tipo de proceso se trata (estratégico, operativo o de soporte). Así seremos capaces de determinar si es un proceso clave o subordinado.
-Establecer y clasificar las etapas
Es imprescindible establecer todas las etapas del proceso, clasificándolas en función de su importancia y de la dirección del flujo.
-Determinar la profundidad y alcance del proceso
También es importante determinar el grado de detalle que necesitamos, así como la profundidad del proceso, pues esto afectará a su desarrollo. Es recomendable plasmar todos los detalles, aunque no siempre es necesario.
-Secuenciar el proceso
Cada etapa está asociada a una acción o tarea que estará supeditada a la anterior y que, a su vez, condicionará a la posterior. Por ello habrá que determinar el flujo que permita garantizar el correcto desarrollo del proceso.
-Crear el diagrama
Es el momento de abordar el desarrollo gráfico del diagrama de flujo, para lo que habrá que contar con una herramienta informática específica.
-Revisar el diagrama
Una vez desarrollado es el momento de revisarlo detenidamente y verificar si está correcto.
Imagen Momo Marrero
Añade un comentario